Por Penny Esquivel - Coordinador Logístico en Visualia Productora
Sabemos que coordinar un evento social, organizar y administrar no es fácil, es demasiada presión para quienes llevaran a cabo el evento y además serán los protagonistas, para la organización primeramente se debe tener cabeza fría, no involucrar sentimientos y leer bien cada contrato firmado, esto con el fin de evitar contratiempos y que salga lo mejor posible, sin embargo debemos tener en cuenta que por más que nos esmeremos y controlemos los elementos, siempre hay un factor de riesgo y aquí te voy a contar como disminuir lo más posible ese porcentaje.
Primero debes tener en cuenta que la organización es base fundamental para llevar un orden y un control, un formato para organizar tus gastos es primordial para que no se te pase nada y evitar conflictos con los proveedores, aquí la idea es ahorrarse el menor número posible de malentendidos que pueden llegar a ser desgastantes ya que debes tomar en cuenta que cada proveedor maneja sus términos y condiciones de diferente manera.
Hoy en día existen personas que se dedican precisamente a esto y se les llama Coordinadoras de eventos o weding planner, ellas se encargan de precisamente de lo que te comente en párrafos anteriores y por ende te ahorran mucho estrés y esfuerzo.
Este tipo de proveedores por lo regular manejan su propia logística donde especifica por hora la actividades de los protagonistas, así como los pendiente propios como confirmar asistencias de invitados y proveedores, una de las características de VISUALIA contamos con Logística de grabación de fotografía y video, en nuestro portal Virtual en la herramienta llamada VISTEP ahí podrás encontrar este tipo de formato que te ayudara a especificar los momentos más importantes de tu evento y en lo cual los fotógrafos deben enfocarse más, un ejemplo podría ser un sorpresa para el novio o novia, debes especificar en la logística de tu fotógrafo tal detalle para que ellos estén al pendiente al acomodar su equipo y así obtener la mejor toma.
A este punto puedes notar que el hecho de llevar dos logísticas puede confundirte, sin embargo la explicación para este tipo de organización es muy simple, tu coordinadora se encarga de que tu día salga lo más hermoso posible tal cual tú se lo pidas, por otro lado la Logística de grabación te ayuda a que los recuerdos que se capten ese día sean también los que querrás ver en el futuro para poder revivir ese día tan maravilloso.
Ahora vez la importancia de la comunicación con tus proveedores y de elaborar tus logísticas a detalle? En Visualia contamos con un departamento especializado en este tema, nuestra coordinadora de producción podrá asesorarte para que puedes tener las fotos más hermosas, ofreciéndote opciones para tus sesiones, horarios y estilos.
El proceso de planeación es el más divertido del mundo pero con ayuda es mucho mejor, no descartes la opción de contratar a alguien para tu coordinación y hacer de tu evento un bonito proceso.
Si gustas más información sobre este tipo de Cobertura Exprés, puedes enviarme un mensaje y apoyarte a solucionar tus dudas >> Enviar WhatsApp